Apelando al refranero español, no podemos olvidar que «el tiempo es oro» y que debemos hacer todo lo posible para poder administrarlo de una manera eficaz. Mucho se ha escrito sobre ´time management´ y, si bien es cierto que los directivos sufren especialmente de esa enfermedad tan conocida como la «falta de tiempo», muy común hoy en día, mandos intermedios, trabajadores, estudiantes y la sociedad en general, también están sometidos a su presión.
El tiempo es la manera en que preparamos nuestra vida, de modo que nadie puede decir «a mí no me interesa». Normalmente, organizamos nuestras horas de una forma espontánea, aunque muchas veces el trabajar sin previsión nos hace fracasar en el intento de aprovecharlo al máximo y ser lo más eficientes posible. Gestionar el tiempo es un acto reflejo en quienes necesitamos atender muchas cuestiones en el día a día, bien por la responsabilidad del puesto de trabajo, bien por las necesidades de una vida familiar. Cuando a esto le añadimos cualquier actividad extra, tomamos conciencia real de su gestión; probablemente más cuando, por algún motivo, se baja la guardia y la organización innata se ralentiza o inhibe.
Lo esencial a la hora de gestionar el tiempo es elegir en cada momento lo que más te interesa, lo más rentable para ti como persona. No sólo hay que buscar la rentabilidad económica también existe el beneficio filial, que obtienes de la relación con tu familia, o el social, que abarca las relaciones con los amigos y compañeros del trabajo. Una vez decidido qué es lo que nos interesa, hay que dedicarse a ello en exclusiva, priorizando entre lo importante y lo urgente e intentando evitar que nada importante se convierta en urgente.
Día a día, nos enfrentamos a la paradoja que nos hace creer que contamos con menos tiempo del que efectivamente tenemos. Hay que saber administrar las 24 horas del día y no caer en los errores más comunes en el manejo del tiempo. El primero de ellos es querer complacer a los demás. El 80% de la población no sabe decir «no». Muchas veces por complacer a los demás, hacemos cosas que no deberíamos y, después, nos sentimos culpables por no haber cumplido con lo que teníamos pendiente.
El uso del teléfono móvil, el correo electrónico y los dispositivos PDA han supuesto un avance para las personas que necesitan sacar el máximo partido a sus jornadas laborales. Pero sin un adecuado manejo, éstas se convierten en un elemento de interrupción más que de ayuda.
La experiencia ayuda a ir cambiando esas costumbres poco a poco, pero lo interesante es que esa transformación se realice de una forma más rápida. Además, pequeñas acciones, ejecutadas día a día, pueden ayudar a ser más productivos. Por ejemplo, al final de la jornada se pueden escribir las seis cosas más importantes que se tienen que hacer el día siguiente. A continuación, hay que numerarlas y dividirlas entre actividades urgentes e importantes y procurar atender a estas últimas. Y si no nos da tiempo a realizarlas en el día, al menos habremos resuelto las primordiales. Una buena idea es comenzar por las actividades más difíciles, éstas requieren más tiempo y esfuerzo mental, pero la satisfacción de haberlas terminado da impulso para continuar con las demás.
