Es evidente que el correo electrónico ha mejorado y facilitado notablemente las comunicaciones no sólo personales sino también profesionales, pero no todo es perfecto. Según revelan diversos estudios, el 70% de los empleados utiliza mal el correo lo que supone una importante pérdida de tiempo — se ha calculado que un 30% de la jornada laboral se dedica a revisar, responder o borrar correos— o lo que es lo mismo, una importante pérdida de dinero para las empresas.
Contestar a cada email quese recibede forma automática, tener predefinido un sonido paracada vez que entra un mensaje nuevo o poner en copia a más personas de las necesarias cuando se envía un mail son algunos ejemplos de malas prácticas a la hora de gestionar el corro en el trabajo.
Pese a lo que pueda parecer, hacer un uso adecuado y eficaz del correo que se recibe a diario en la empresa puede no sólo aumentar la productividad sino también mejorar el clima laboral y ayudar a equilibrar vida personal y profesional. «Muchas veces no nos damos cuenta de los errores que cometemos a la hora de gestionar nuestro correo porque los cometemos ya de un modo inconsciente. Si lo utilizáramos de un modo más correcto, no sólo lograríamos aumentar nuestra productividad sinoque reduciríamos el estrés y el desgaste que puede llegar a suponer estar a todas horas contestando, recibiendo o enviando mails innecesarios».
Una buena selección
Una de los principales focos de pérdida de tiempo, aumento de estrés y desmotivación es lo que podría llamarse como el «e-mail para todos». Es decir, el envío de mails con copias, visiblesu ocultas, a diversas personas. Este tipo de copias a diferentes destinatarios son en un 90% innecesarias y generan pérdida de tiempo en aquellas personasque no tienen una relación directa con el tema que se trata en el mensaje. Actualmente, debido a la comodidad y ubicuidad del e-mail, se ha cogido la costumbre de enviar correos de forma aleatoria en cualquier lugar y momento, sin reparar en si son necesarios o no, o en si el tono era el adecuado.
Errores más comunes
Además de los fallos a la hora de gestionar el correo, es habitual que se cometan otra serie de errores que también es interesante tener en cuenta para hacer un uso más adecuado de esta herramienta:
